総会に備える！-1-
決算から総会終了まで

3月は、8割を超える組合（中央会会員）が決算を迎える決算集中月にあたる。とくに、昨年4月1日に施行された改正組合法により、従来と大きくその対応が変わるため、早めの準備が必要だ。

そこで、今月号と来月号の2回にわたり、決算手続きから総会開催までのスケジュールとその事務手続き、終了後の事務処理などについて、主に事業協同組合を例に、そのポイントを解説する。

大きく変った決算から総会までの流れ

決算関係書類等に関する手続きが明確化

平成19年4月、中小企業等協同組合法（以下、中協法）が改正施行され、決算から総会開催に至るまでの手続が大きく変った。

法改正以前は、理事は、一．通常総会の1週間前までに決算関係書類を監事に提出しなければならない、二．通常総会の1週間前までに決算関係書類を主たる事務所に備え置かなければならない、とされていたが、法改正により、次の3点が明確化された。

一．決算関係書類及び事業報告書は、監事の監査を受けた上で理事会の承認を受けなければならない。

二．理事は、理事会の承認を受けた決算関係書類、事業報告書及び監査報告を、通常総会の通知とともに組合員に提供（書面の場合は郵送）しなければならない。

三．組合は、通常総会の2週間前までに決算関係書類及び事業報告書を主たる事務所及び従たる事務所（従たる事務所へは写し）に備え置かなければならない。

決算関係書類を総会招集通知と併せて組合員に提供

通常総会の招集にあたっては、会議の目的たる事項、すなわち議案を示すことで足りていたが、改正組合法施行により、通常総会の招集通知を発出するにあたっては、決算関係書類と事業報告書、監査報告を併せて提供（書面の場合は郵送）しなければならないこととなった。

組合員への提供の方法は書面だけでなく、電磁的方法（電子メールに当該書類を添付する方法等）によることも可能だ（提供を受ける個々の組合員の同意が必要）。

なお、組合員全員の同意がある場合には、総会の招集手続を省略できるが、この場合には法令上、決算関係書類、事業報告書を組合員に事前に提供する必要はない。

また、事前に提供することが必要なものは決算関係書類、事業報告書であり、収支予算や事業計画などは事前提供の対象になっていない。

監査期間に注意

監事が監査報告を理事に通知するまでの期間は、組合から決算関係書類（業務監査権限を有する監事は事業報告書を含む）を提供されてから、原則として4週間をあけることとされた。

ただし、監事が決算関係書類（業務監査権限を有する監事は事業報告書を含む）の提供を受けてから、結果として4週間を待たずに監査報告を行うことは問題ない。

このため、監事の監査能力と監査に要する実際の期間を見極め、関係書類の作成期限を予め決定することが肝要となる。

以上を踏まえた一般的な通常総会招集の流れをフロー図にまとめた（図1）。（拡大図を見る）

このフロー図で流れを確認し、総会スケジュールや決算関係書類などの提供方法等について、個々の組合で検討し、適切に対応することが必要だ。