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特集
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あなたの組合も再チェック
総会の準備は万全ですか？
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いよいよ総会シーズンがやって来る。
県内1,300組合の８割近くの組合が３月末で決算を迎えるが、その２ヵ月以内に総会を開くのがルール。
組合役職員の方々にとって、息継ぐ暇もなく準備に追われる日々が続き、つい、総会の内容も前年踏襲型に陥りがち。と同時に、他の組合はどんな内容でやっているかもチョッピリ気になるところだろう。
そこで、今回の特集では、前半は中央会指導員が出席した通常総会のデータや経験を中心に、より効果をあげるための運営のヒントを、後半は総会前後の事務処理上の留意点を中心に整理してみた。
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現場から見た運営ポイント
中央会では例年四月〜五月の総会シーズン期、約三〇〇組合の総会に出席させていただく。その運営方法にも組合の色が出てくるとともに、その後提出される議事録等だけでは、窺えない部分も垣間見える。なかには、こんな方法もあったのか、と教えられることも多い。
まずは、昨年の本会指導員が出席した総会の様子を中心に項目ごとに、見てみよう。
開催時期
四月の開催にもトライしてみよう
先に”四月〜五月の総会シーズン”と申し上げたが、実はその九割は五月の開催。さらにその七割は、五月下旬に集中している。
「四月開催」は、決算書作成等の時間を考えるとなかなか取り組めない、としている組合が多い。しかし、新年度事業のスタートに一ヵ月の差が出るだけに、事務の効率化を図り、トライはしてみたい。
なお、平成十年五月の総会開催日別件数（本会出席分）をみると、中心は五月下旬ながらも、曜日、日の善し悪し（大安・仏滅等）などへの配慮が伺えて興味深い。開始時間では、午後三時前後が圧倒的。一時間〜二時間未満の総会を経て、懇親会というのが平均的なスタイルのようだ。
会場・設営
雰囲気作りは会場の選定から
ホテル・旅館、組合会議室の利用が多いが、毎年一定のところに決めてしまう必要はない。ある組合では、特別会費を徴収して温泉地のホテル、次年度は組合会議室というように、予算状況やその年のメインとなる議題（大きな問題の有無、予想される時間等）により目先を変えていた。案内を受け取った組合員に対して会場の変更は新鮮さや期待感を与える効果もあるようだ。
ただし、あまり遠隔地で総会を開催することは好ましくない。
組合員の出席が困難な場所の場合、決議無効の対象になる可能性もあるので気をつけたい。
最近は、さすがに最初から畳、宴席という総会は少なくなってきたが、特に小人数の組合では、時折見かける。和気藹々のムードはわかるが、やはり総会なりの雰囲気と緊張感も大切にしたいもの。仲間とはいえ、議長席、来賓席、役員席の区分は明確にして設営してほしい。
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