組合運営においては、種々の問題が発生します。なかには、組合員が行方不明になると同時に事業を廃止しているような例もあります。
このような場合、資格喪失として処理することが可能と解され、組合員たる資格が喪失したことを理事会で確認した旨を議事録にとどめると同時に、内容証明郵便をもって持分払戻請求権（2年間で時効により消滅）の発生した旨の通知を行うことが適当と考えられます。（通知は組合員の届出住所にすれば足ります。）
こうした例のほか、相手が請求になかなか応じてくれない場合など、こちらの意志を明確に伝える手段として広く利用されている「内容証明郵便」ですが、今回はこの制度について、少し説明を加えておきます。
◆制度の概要
内容証明郵便は郵便物の特殊取扱制度の一つで、郵政事業庁でその文書内容を証明してくれる制度です。
相手に伝えたい内容を定められた規格で同一文書を3通作成し、内容証明郵便を取扱う郵便局に持参すると、郵便局で、いつ差し出したかの証明の印を押してくれ、1通を発信者に返し、1通を相手方に発送し、残り1通は郵便局に保管されます。
◆パソコンの利用も可能に
規格は縦書きの場合、1行20字以内・１枚26行以内。文末に自分の住所氏名と相手の住所氏名を記入。用紙は市販されてますが、ワープロ・パソコンを使ったものでも受け付けられます。
また、内容証明郵便に配達証明扱いをあわせて利用すると、いつその文書が相手方に到達したかをハガキで知らせてくれ、これが証明になります。
内容証明郵便の効果としては、何より後々、裁判等になった場合に有力な証拠となることがあげられます。
なお、内容証明郵便は、受取りを拒絶されても法的には、到達したことになります。
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