総会前の準備
１．決算関係書類の作成
最初の難関は、議案資料の作成。事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案（損失処理案）の決算関係書類など総会に必要な資料の作成を行う。
２．理事会の開催・通常総会招集状の発信
代表理事は理事会を招集し、作成した決算関係書類、それに新年度の事業計画、収支予算書等をそれぞれ審議確定する。
この理事会では、通常総会の開催日時、開催場所、提出議案も併せて決定。これに基づいて、通常総会の開催の通知を、総会の十日前までに全組合員に到達するように発信する。招集者は理事長。
発信先は組合に届けられている住所でよい（ただし、あらかじめ組合員から通知を受ける場所を指定されたときは、その場所へあてて発信しなければならない）。総会での議案事項も記載すること。
出席できない組合員のために、代理人による参加、書面による参加の便宜も図っておく必要がある。
代理人による参加の場合は、総会での議決権、選挙権の権限を親族もしくは使用人、または他の組合員に委任するという「委任状」を組合に提出する。
３．決算関係書類の監事への提出と閲覧
理事は、総会の会日の一週間前までに、監事に決算関係書類を提出するとともに、主たる事務所に備え付け、組合員の閲覧に供する。
監事は監査の結果を「監査意見書」にまとめ、理事に提出しなければならない。
監事は監査を通じて理事を監督すべき重要な地位。理事・監事を含めて役員会と称した活動をしている例も多いため、監事という職責を意識していなかったり、軽く見ている組合も見られるが、その役割を再考していただきたい。
４．出資の変更登記
期中に出資金の増加、減少があったときは事業年度終了後四週間以内（三月決算の場合は四月二八日まで）に変更しなければならない（監事の証明書を要す）。
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