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特 集
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書類の保管は？
組合管理の自主採点にあたって、まず、取り出していただきたいのは次のような書類。
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確認書類
定款、諸規約、各種認可書原本、総会・理事会・委員会議事録、総勘定元帳、各補助簿、入出金伝票、振替伝票、試算表、決算関係書類(含事業報告書)、登記関係書類(含不動産登記簿)、既往の監査関係書類、預金通帳・同証書、残高証明、小切手帳、支払手形控、受取手形、諸契約関係書類、組合員加入脱退関係書類、人事・給与関係書類、税務関係書類、
その他（借入金証書、貸付金証書等各実施事業に伴うもの）
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これらの保管場所が不明確な組合は、考えもの。
日々の業務でファイルされた文書は、事業年度の終了とともにさらに完全に保存されるが、過去にさかのぼって常に参照するものと、事業年度が終了するとほとんど参照しないものとがある。
当該事業年度限りで将来参照とすることが少ないものは、年度ごとに区分して保存し、参照する頻度が高いものは事業年度にとらわれることなく二年、三年など必要に応じて年度を越えてファイルし、一定の分量になったところで保存するなどの工夫が必要。
種類によっては、事業年度の終了とともに不要となるもの、一定の期間保存が必要となるもの、組合が存続する限り永久に保存を必要とするものとがある。
法律によって定められているものは、必ずその期間保存しておかなければならない。法律によらないものでも必要なものはなるべく保存・整理しておくべきだろう。
それぞれの文書の保存期間は概ね別表「文書保存期間の目安(PDF)」が目安になるものと思われる。
気をつけたい役員変更登記
書類がそろったところで「組合管理チェック表(PDF)」に沿ってみていこう。
「総務」の項で特に気がつくことが多いのが、出資変更の登記と役員変更の登記。
代表理事については、役員改選により同じ方が引き続いて代表理事に就任することになった場合も登記を要する。
毎年、通常総会終了後二週間以内に、決算関係書類を総会議事録を添えて所管行政庁に提出することは最も基本的な事項の一つ（読者のなかに忘れている方はいないとは思いますが、もう一度「年度末組合事務処理日程表」で事務の流れをご確認ください）。
三期以上にわたり、決算関係書類が未提出の場合は、行政庁の権限により解散命令の対象とされることもあるので要注意。
定款変更は適正か
定款変更にあたっての誤りも少なからずある。
まれに、総会議決だけで定款変更をしたものとしている組合がある。当然、総会で決議の後、行政庁への変更認可申請を行い、認可を得るのが大前提。中には総会決議後に問題が生じ認可申請書を提出できないケースを見受ける。定款変更の際は、議案として提出される前に是非、中央会にご相談を…。
なお、定款変更認可書到達後、登記事項（事業、名称、事務所の所在地等＝組合の登記簿謄本に掲載されている事項）については変更登記が必用となる。
経済事業は意識の高まりとともに
「運営管理」の項目は役員の職務を中心に構成。「共同事業」は、計画性、責任体制、事業毎の規約、員外利用問題などに及ぶ。
組合事業は最初から膨大な計画を一挙に行うようなことを避け、組合員の共同意識の高まりに応じて順次高度の事業を実施するように配慮したいもの。
事業の運営については、民主性と機動性の調和と対外的信用の確保に努めるなど、事業経営体として経済原則に即応した適切な管理が望まれる。
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