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電子メールによる総会招集等が可能に
書面一括法施行に基づく
定款参考例について
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既に3月号でもご案内したように、昨年11月27日「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」（書面一括法）が公布され、関係法律として「中小企業等協同組合法」など50本の諸法律が併せて改正され、平成13年4月1日より施行されています。
これにより、組合においても従来の書面の送付等の方法に加え、例えば電子メールなどの電磁的方法によって、総会における議決権行使等を行うことができるようになりました。ここでは、その内容について再確認するとともに、電磁的方法をとる場合の定款参考例をご紹介します。
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送信・受信者双方の同意が前提
今回の改正は、民間と民間の間での書面の交付あるいは書面による手続について、従来の手続に加え、送付される側の同意を条件に、送信者側も受信者側も「電磁的手段」の方が望ましいと判断する場合に限り、電子メール等の電磁的方法で手続等を行えるものとしたものです。従来の「紙」が原則であるとの考え方を変えたものではありません。
組合関係では、以下のような手続が可能となっています。（表１参照）
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改正内容 ＊以下は主な項目
１．総会等における書面及び委任状による議決権の行使（組合法第十一条・五五条）
組合の総会（総代会）において、組合員（総代）本人が総会に出席できない場合、「書面又は代理人（委任状）により議決権の行使」を行う従来の手続に加え、定款の定めにより、新たに「電磁的手段により議決権が行使」できる。（書面による選挙権の行使については、電磁的手続は認めていない）
２．理事会における書面による議決権の行使（組合法第三六条の三）
組合の理事会において、理事本人が理事会に出席できない場合「書面による議決権の行使」を行う従来の手続に加え、定款の定めにより、新たに「電磁的手段により議決権が行使」できる。
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